Die monatliche Kursgebühr wird immer zum 1. des Monats für den gesamten Monat abgerechnet. Die Abrechnung läuft automatisch in der Nacht zum 1., Teilnehmende erhalten in dieser Zeit auch ihre Zahlungsinformationen per E-Mail.
Wann erfolgt die erste Abrechnung?
Das hängt davon ab, ob im Monat der Buchung noch Termine stattfinden:
Finden im aktuellen Monat noch Termine statt, wird der laufende Monat direkt bei der Buchung abgerechnet.
Stehen erst im Folgemonat wieder Termine an, erfolgt die erste Abrechnung zum 1. des Folgemonats.
Ab wann kann ich die SEPA-XML-Datei erstellen?
Rechnest du selbst per SEPA-Lastschrift ab, stehen die Abrechnungsdaten für den neuen Monat ab den frühen Morgenstunden des 1. bereit. Du kannst die SEPA-XML-Datei also direkt zu Arbeitsbeginn erstellen. Das Zahlungstracking für den SEPA-XML-Export ist bei monatlichen Kursgebühren inklusive.
Was passiert, wenn eine Online-Zahlung fehlschlägt?
Kann eine monatliche Zahlung nicht durchgeführt werden, z. B. nach einem Kontowechsel, werden du und der Teilnehmende automatisch per E-Mail informiert:
Teilnehmende erhalten eine E-Mail mit dem offenen Betrag und einem Link, über den sie eine neue Zahlmethode hinterlegen können. Die neue Zahlmethode gilt dann automatisch für alle Abos, die über dieselbe Zahlmethode laufen.
Du erhältst eine E-Mail, dass die Zahlung fehlgeschlagen ist und der Teilnehmende bereits informiert wurde.
Sobald Teilnehmende ihre Zahlmethode aktualisiert haben, werden die offenen Beträge automatisch eingezogen und die Forderung als bezahlt markiert. Du erhältst darüber allerdings keine weitere Benachrichtigung. Den Zahlungsstatus prüfst du deshalb selbst im Angebot unter „Abrechnung“.
Begleichen Teilnehmende den offenen Betrag stattdessen direkt bei dir, z. B. per Überweisung oder bar, musst du die Zahlung manuell erfassen, damit es nicht zu einer doppelten Abbuchung kommt: Manuelles Tracking von Zahlungen bei fehlgeschlagenen monatlichen Online-Zahlungen
Was gilt bei Kündigung, Umbuchung und Terminabsagen?
Da immer zum 1. für den ganzen Monat abgerechnet wird, ist der Beitrag bei einer Kündigung zur Monatsmitte bereits vollständig bezahlt. Auch wenn du Termine eines Monats absagst, wird der Monatsbeitrag abgerechnet. Eine Rückzahlung erfolgt dann über eine Erstattung. Bei Umbuchungen hängt die Abrechnung davon ab, ob sie im aktuellen oder in einem zukünftigen Monat wirksam wird. Details findest du in den jeweiligen Anleitungen.