Bitte beachte:
Erstattungen sind für den aktuellen und die beiden vorherigen Monate möglich.
Wie die Erstattung ausgezahlt wird, hängt von der Zahlungsart ab: Bei Online-Zahlung wird der Betrag direkt auf das ursprüngliche Zahlungsmittel zurückgebucht. Bei SEPA-Lastschrift wird er mit der Abbuchung verrechnet, der eingezogene Betrag fällt also entsprechend geringer aus.
Erstattungen sind unabhängig von einer Kündigung. Eine Kündigung löst keine automatische Erstattung aus.
1) Erstattung starten
Öffne im Angebot den Bereich „Teilnehmende & Buchungen“, klicke auf den Teilnehmenden und wähle „Erstatten“.
2) Monat auswählen
Wähle unter „Monat“ aus, für welchen Monat du erstatten möchtest.
3) Erstattungsbetrag festlegen
Gib den Wert der Erstattung ein und wähle daneben die Einheit, z. B. „% pro Teilnehmer:in“. In der „Änderungsvorschau“ siehst du den bisherigen und den neuen Betrag sowie die Erstattung. Die Beträge kannst du dort bei Bedarf auch direkt anpassen. Klicke anschließend auf „Weiter“.
4) Teilnehmende benachrichtigen
Lege fest, ob der Teilnehmende per E-Mail über die Erstattung informiert wird. Ist „Teilnehmende benachrichtigen“ aktiviert, kannst du eine persönliche Nachricht ergänzen und dir über „Vorschau der E-Mail“ ansehen, wie die Mail aussieht. Klicke dann auf „Weiter“.
5) Erstattung abschließen
Prüfe in der „Zusammenfassung“ den Teilnehmenden, den Monat und den Erstattungsbetrag und klicke auf „Erstatten“.
Wo sehe ich die Erstattung?
Jede Erstattung findest du in den Abrechnungsdetails der Buchung unter „Abrechnung“ als eigenen Eintrag mit negativem Betrag, z. B. „Manuelle Rückerstattung für Oktober 2026“.
A) Online-Zahlung
Unter „Zahlungen“ erscheint zusätzlich eine „Auszahlung“. Der Betrag wurde damit direkt auf das ursprüngliche Zahlungsmittel des Teilnehmenden zurückgebucht.
B) SEPA-Lastschrift
Der „Offene Betrag“ verringert sich um die Erstattung. In der SEPA-XML-Datei wird dann nur noch dieser reduzierte Betrag eingezogen.
Erstattung bei Terminabsage
Sagst du Termine eines Monats ab, wird der Monatsbeitrag trotzdem abgerechnet. Möchtest du Teilnehmenden dafür etwas zurückzahlen, gibst du eine Erstattung an – entweder direkt bei der Terminabsage oder später bei der Abrechnung des Angebots.
Dabei gilt:
Werden Termine über mehrere Monate hinweg abgesagt, kann auch ein mehrfacher Monatsbeitrag erstattet werden.
Eine Erstattung für einen zukünftigen Monat wird nur vorgemerkt und erst bei der Abrechnung dieses Monats angewendet.
Kurz zusammengefasst
Einzelne Erstattung: Teil- oder Komplettbetrag für den aktuellen und die beiden vorherigen Monate.
Online-Zahlung: Rückbuchung direkt auf das ursprüngliche Zahlungsmittel.
SEPA-Lastschrift: Verrechnung mit dem einzuziehenden Betrag.
Erstattung bei Terminabsage: direkt bei der Absage oder später bei der Abrechnung des Angebots.