Mit diesem Feature kannst du feste Kursteilnahmen ganz einfach über einen monatlichen Tarif abrechnen.
⚠️ Hinweis
Diese Feature ist nur in der neue Yolawo Version verfügbar!
⚠️ Hinweis
Die monatliche Kursgebühr befindet sich aktuell in der Beta-Phase.
Das Feature ist bereits stabil nutzbar und kann erfolgreich im Alltag eingesetzt werden – gleichzeitig entwickeln wir es gemeinsam mit eurem Feedback kontinuierlich weiter.
Für welche Angebote ist dieses Feature geeignet?
Die monatliche Kursgebühr eignet sich für:
Feste Gruppen mit regelmäßiger Teilnahme und einmal Anmeldung
Wie z. B. regelmäßige Fitness-Kurse oder Kinderkurse (z. B. jeden Montag 17–18 Uhr) mit einer monatlicher Teilnahmegebühr.
ℹ️ Wichtige Info:
Die monatliche Zahlung gilt ausschließlich für den jeweiligen Kurs!!!
Für was ist es NICHT geeignet?
Wenn du eine monatliches Abo anbieten möchtest, mit der Teilnehmende kursübergreifend flexibel mehrere Angebote besuchen können (z. B. Yoga, Pilates und Aquafitness), ist dieses Feature nicht geeignet.
👉 Ein separates Abo-Feature für kursübergreifende Nutzung befindet sich bereits in der Vorbereitung.
Welche Vorteile bietet die monatliche Kursgebühr?
Vorteile für Teilnehmende
Einfache Buchung von Angeboten mit monatlichem Tarif
Keine Einzelbuchung pro Termin notwendig
Feste Teilnahme am Kurs
Vorteile für dich als Anbieter
Übersicht über laufende Kursgebühren
Flexible Abrechnungsmöglichkeiten:
Online-Zahlung mit automatischer Abbuchung
eigene Abrechnung via Lastschrift, Überweisung
Wie funktioniert die monatliche Kursgebühr?
Die monatliche Kursgebühr wird direkt im Tarif des Angebots hinterlegt.
Statt einer einmaligen Zahlung wählst du im Tarif: Abrechnung > monatlich
Im Buchungsformular sehen Teilnehmende:
Den monatlichen Betrag
Den Hinweis auf die wiederkehrende Zahlung
Den aktuell fälligen Betrag
Je nach gewählter Zahlungsart erfolgt die Abrechnung automatisch (z. B. bei Online-Zahlung) oder über dein eigenes Abrechnungssystem.
Hinweis: Wenn im jeweils aktuellen Monat noch Termine im Kurs/Angebot hinterlegt sind, erfolgt auch im laufenden Monat die Abrechnung. Sollten erst im folgenden Monat wieder Termine anstehen, dann wird im aktuellen Monat kein Betrag abgebucht und erst zum 1. des Folgemonats
Wie erstelle ich eine monatliche Kursgebühr?
Öffne dein bestehendes Angebot oder erstelle ein neues.
Gehe in den Bereich Tarife.
Lege einen neuen Tarif an oder bearbeite einen bestehenden.
Wähle bei der Abrechnungsart:
Statt „Einmalige Zahlung“
„Monatlich wiederkehrend“
Betrag festlegen.
Speichern – fertig.
Der Tarif wird nun im Buchungsformular als monatliche Kursgebühr angezeigt.
Wie kann ich einen Teilnehmenden kündigen?
Klicke auf den Teilnehmenden und wähle "x Kündigen"
Gib das Kündigungsdatum ein und klicke auf "Kündigen".
In der Teilnehmenden-Liste wird zusätzlich zum Status gebucht das Kündigungsdatum angezeigt.
Nach Eintritt des Kündigungsdatums erscheint der Status "gekündigt" und die Abrechnung wird eingestellt.
Wie kann ich einen Teilnehmenden umbuchen?
Klicke auf den Teilnehmenden und wähle "Umbuchen"
Wähle das Angebot aus, in das der Teilnehmende umgebucht werden soll.
Gib das Datum der Umbuchung ein und Kündigungsdatum ein und klicke auf "Weiter".
Wähle einen Tarif aus, ergänze ggf. die Anmeldedaten und klicke auf "Weiter".
Prüfe die Daten und klicke auf "Umbuchen"
Wichtige Ergänzungen zur Umbuchen-Funktion:
Eine Erhöhung des Beitrags durch Umbuchung darf max. 50€ betragen oder max. 100% für teurere Tarife.
Wenn im aktuellen Monat umgebucht wird, wird der ursprüngliche monatliche Tarif erstattet und der neue monatliche Tarif eingezogen.
Wenn zu einem zukünftigen Monat umgebucht wird, läuft der aktuelle monatliche Tarif zum Ende des Vormonats und der neue monatliche Tarif beginnt mit dem gewählten Monat, unabhängig davon, ob z.B. der 15. des Monats als Umbuchungsdatum gewählt hat. Das Umbuchungsdatum hat aber Auswirkungen auf die Termine, in die die entsprechenden Teilnehmenden eingebucht sind.
Man kann die Tarifart nicht wechseln (monatlicher --> einmaliger Tarif)
Man kann nicht von einem zukünftigen Monat in den aktuellen Monat zurückbuchen.
Die Zahlmethode wird von der ersten Buchung übernommen.
Wie aktiviere ich das Feature?
Das Feature in der offizielle Beta-Phase steht in allen Accounts die auf der neuen Yolawo Version sind zur Verfügung.
Version 2 (aktuell in Entwicklung)
Folgende Features werden aktuell entwickelt
Erstattungen bei Kündigungen erstellen
Bei der Online-Zahlung: Möglichkeit, dass Teilnehmende eine neue Zahlmethode hinterlegen (z. B Kontowechsel)
⚠️ Wichtige Hinweise & aktuelle Einschränkungen (Beta)
Da sich das Feature noch in der Beta-Phase befindet, gibt es einige Punkte, die du aktuell beachten solltest. Einige dieser Themen sind uns bereits bewusst und werden – abhängig vom Feedback und der Nutzung – weiterentwickelt.
Bereich | Aktueller Stand |
Kündigung durch Teilnehmende | Teilnehmende können nicht selbst kündigen. Die Kündigung erfolgt durch dich im System. |
Einsatz von Monatsgebühren in Blockkursen | Die monatliche Gebühr endet nicht automatisch mit dem letzten Termin. Teilnehmende müssen manuell gekündigt werden. |
Rabattcodes | Bei monatlichen Tarifen derzeit nicht einsetzbar |
Gutschriften / Rückerstattungen | Aktuell noch nicht verfügbar. |
Sofortige Stornierung anstatt einer Kündigung | Nutze dafür die Kündigungsfunktion und setzte das Kündigungsdatum auf das gestrige Datum. So wird der Teilnehmende sofort storniert |
Aktualisierung des Kündigungsstatus | Wird eine Kündigung im System durch den Anbieter vorgenommen, wird zuerst der Status gebucht (gekündigt zum dd.mm.yyyy) angezeigt. Innerhalb max. 5 Minuten aktualisiert sich der Status dann auf gekündigt |
Abrechnung der Gebühren über SEPA XML | Bei monatlichen Teilnahmegebühren ist das Zahlungstracking-Feature (Add-on) mit inkludiert. |
Information zur Warteliste:
Situation | Aktueller Stand |
Platz wird in Zukunft frei | Keine automatische Einladung im Voraus (z. B. „ab in vier Wochen“). |
Nachrücken | Bei automatischer Warteliste erfolgt erst, wenn der Platz tatsächlich frei geworden ist. |
Lösung | Manuelle Platzvergabe nutzen und Startdatum selbst kommunizieren. |