Bitte beachte:
Durch das Umbuchen wird die "alte" Buchung storniert und gleichzeitig eine "neue" Buchung im Zielangebot erstellt.
Die Teilnehmenden werden automatisch per E-Mail über die Umbuchung informiert. Beispiel einer Umbuchungsmail
Nutze die Umbuchen-Funktion nicht, wenn ein stattgefundenes Angebot zu Ende geht und du die Teilnehmenden in einen Folgekurs übernehmen möchtest. (z.B. Einsteigerkurs >> Aufbaukurs)
Mehr Infos hierzu findest du in dem Artikel: Wann sollte ich die Umbuchen-Funktion nutzen und wann nicht?
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Umbuchen-Dialog aufrufen
Um einen Teilnehmenden umzubuchen, navigiere auf die Teilnehmerliste.
Wähle einen Teilnehmer aus, den du verschieben möchtest und klicke auf "Umbuchen".
Schritt 2: Wähle das Zielangebot / den Zieltermin
Daraufhin öffnet sich ein Dialog. Wähle nun das Zielangebot aus, in das du den Teilnehmer umbuchen möchtest.
Schritt 3: Lege fest, ab wann die Umbuchung gelten soll
Du wirst gefragt: „Zu welchem Datum soll die Umbuchung erfolgen?"
Gib hier das gewünschte Datum ein:
Aktuelles Datum → Die Umbuchung findet sofort statt – wie gewohnt.
Zukünftiges Datum → Die alte Buchung bleibt bis zu diesem Datum aktiv. Die neue Buchung gilt ab dem gewählten Datum.
Achtung: Diese Abfrage erscheint nur bei Angeboten, bei denen mehrere Termine auf einmal gebucht werden („Alle Termine"-Buchungsoption). Bei Umbuchungen zwischen Einzelterminen entfällt dieser Schritt.
Einen Ausführlichen Artikel zum Thema Umbuchung zu einem zukünftigen Zeitpunkt findest du im Artikel: 📖 Umbuchungen mit Startzeitpunkt planen
Schritt 4: Antworten aus Anmeldeformular überführen
Überführe die alten Antworten (Preis, Zusatzfragen und Zusatzleistungen) in das neue Anmeldeformular. Die Standardfragen (Name, E-Mail usw.) werden vom System automatisch übernommen.
Gleiche Zusatzfragen werden vom System zugeordnet. Ziehe ansonsten die "nicht zugeordneten Fragen" per Drag & Drop in das passende Antwortfeld oder beantworte die neuen Fragen direkt in den Formularfeldern links. Wenn du alle Fragen (Pflichtfelder) beantwortet hast, klicke auf "Weiter".
Schritt 5: Zusammenfassung
Im letzten Schritt erscheint eine Zusammenfassung und du kannst deine Umbuchung noch einmal überprüfen. Achte hier auf mögliche Warnhinweise, wenn z.B. die Kapazität im neuen Angebot durch deine Umbuchung überschritten wird.
Mit einem Klick auf "Umbuchen" führst du die Umbuchung durch.
Die alte Buchung wird dadurch storniert und eine neue Buchung im Zielangebot erstellt. Der Teilnehmende wird über die Umbuchung per Mail benachrichtigt
Mehrere Teilnehmende (aus einer Buchung) umbuchen
Du kannst auch eine ganze Buchung (mehrere Teilnehmende) verschieben.
Navigiere hierzu in den Bereich "Buchungen" und klicke dort auf "Teilnehmer verschieben"
Wähle die Teilnehmenden aus, die du verschieben möchtest, klicke auf "Weiter" und fahre fort mit der Auswahl des Zielangebotes (wie oben beschrieben).
Stelle sicher, dass du bei der Zuordnung der Fragen alle ausgewählten Teilnehmenden berücksichtigst.
Die Teilnehmerdaten müssen pro Teilnehmer/in zugeordnet werden.
Hinweis: Es können nicht mehrere Teilnehmer aus einem Angebot gleichzeitig umgebucht werden.