Hinweis: Entschuldigungen sind nur bei Blockkursen und Dauerangeboten möglich, die man zusammen bucht. Bei Einzeltermin-Buchungen können Teilnehmende ihre Buchung stattdessen stornieren.
Welche Vorteile bietet die Entschuldigungsfunktion?
Vorteile für deine Kunden:
Einfach selbst abmelden: Teilnehmende oder Eltern entschuldigen sich oder ihre Kinder mit wenigen Klicks für einzelne Termine, ganz ohne E-Mail, Anruf oder Messenger.
Weiterhin im Kurs angemeldet: Nur der eine Termin entfällt, die Anmeldung im Angebot bleibt bestehen. Ändern sich die Pläne, lässt sich die Entschuldigung wieder zurücknehmen.
Vorteile für dich als Anbieter:
Sofort wissen, wer kommt: Übungsleitende sehen entschuldigte Teilnehmende direkt in der Teilnehmerliste und beim Check-in und müssen auf niemanden warten.
Weniger Verwaltungsaufwand: Entschuldigungen laufen an einer Stelle zusammen und müssen nicht mehr weitergeleitet werden.
Bessere Auslastung: Die Teilnehmerzahl pro Termin ist immer aktuell. Frei gewordene Plätze kannst du über Einzeltermin-Buchungen neu vergeben, und Kurse lassen sich bei Bedarf zusammenlegen.
Wie funktioniert die Entschuldigungsfunktion?
Entschuldigen oder stornieren?
Entschuldigen: Teilnehmende fehlen bei einem einzelnen Termin eines Blockkurses oder Dauerangebots, bleiben aber im Angebot angemeldet.
Stornieren: Die Buchung endet vollständig. Bei Einzeltermin-Buchungen ist das die einzige Möglichkeit.
So entschuldigen sich Teilnehmende:
Buchung öffnen: Teilnehmende öffnen ihre Buchung über den Link in der Buchungsbestätigung oder in ihrem Teilnehmer-Account auf my.yolawo.
Termin wählen: Sie wählen einen Termin aus und klicken beim gewünschten Termin auf Entschuldigen.
Teilnehmende auswählen: Bei Buchungen mit mehreren Teilnehmenden wählen sie aus, wer entschuldigt wird.
Bestätigen: Der Platz wird für diesen Termin frei und es kann, je nach Einstellung, eine Benachrichtigung an die durchführende Person erfolgen.
Bei Bedarf zurücknehmen: Bis zum Start des Termins können Teilnehmende über Entschuldigung zurücknehmen wieder teilnehmen, sofern der Platz noch frei ist und noch keine Erstattung erfolgt ist.
Wie kann ich Entschuldigungen verwalten?
Teilnehmende entschuldigen: In app.yolawo und go.yolawo markierst du Teilnehmende als entschuldigt, auch für bereits vergangene Termine.
Entschuldigungen zurücknehmen: Du und deine Übungsleitenden könnt Entschuldigungen jederzeit zurücknehmen, auch wenn sie bereits erstattet wurden.
Status im Blick behalten: Der Status „entschuldigt“ wird in allen Yolawo-Apps angezeigt, unter anderem in der Teilnehmerliste und beim CheckIn.
Erstattungen hinzufügen: Im Tab Abrechnung der Buchung kannst du eine Entschuldigung einmalig erstatten.
Auswerten: Im Export erscheinen Entschuldigungen in der CheckIn-Übersicht.
Wie kann ich loslegen?
Du musst nichts aktivieren: Die Entschuldigungsfunktion steht bei allen Blockkursen und Dauerangeboten, die man zusammen bucht, automatisch zur Verfügung.
Teilnehmende als entschuldigt markieren.
Erstattungen für Entschuldigungen hinzufügen.