Hinweis: Bei Nutzung der Online-Zahlung erfolgt das Zahlungstracking automatisch und die im Artikel genannten händischen Schritte entfallen.
Was sind die Vorteile des Zahlungstracking und Abrechnung
Überblick über Zahlungen: Leichter Überblick, wer bereits bezahlt hat und wer noch nicht.
Status der Abrechnung: Auf einen Blick erkennen, welche Angebote noch abgerechnet werden müssen und welche bereits final abgerechnet sind.
Sekundenschnelle Erfassung: Einfache Erfassung von Zahlungseingängen für eine blitzschnelle Abwicklung.
Effiziente Zusammenarbeit: Spart euch den Kommunikationsaufwand! Geschäftsstellen-Mitarbeitende oder Kassiererinnen können Zahlungen eintragen, die dann von Organisatorinnen eingesehen werden können.
Offene Beträge im Blick: Übersicht über ausstehende Zahlungen, besonders nützlich bei Ratenzahlungen. Ermöglicht auch die Kontrolle über rückerstattbare Beträge.
Wie funktioniert das Zahlungstracking und die Abrechnung?
Je nachdem, welche Bezahlmethode du in deinen Angeboten hinterlegt hast, unterscheidet sich das Vorgehen zum Tracken der Zahlungen deiner Kunden voneinander.
SEPA-Lastschrifteinzüge
SEPA-Sammellastschriftdatei erstellen:
Der erste Schritt – Sobald du die SEPA-Sammellastschriftdatei (XML-Export) erstellst, geht’s los …Die Zahlungen können direkt nach dem Export erfasst werden:
Das System fragt dich nach jedem Export, ob du die gerade exportierten Lastschriften direkt als Zahlungen für die Abrechnung erfassen möchtest.
SEPA-Datei im Onlinebanking hochladen und Lastschriften erstellen:
Danach musst du nur noch die exportierte XML-Datei in deinem Onlinebanking hochladen und die Lastschriften erstellen.Optional: Nachträglich SEPA-Zahlungen erfassen
Wenn du die Zahlungen nicht direkt im Anschluss an den Export vom System erfassen möchtest (weil die Einzüge noch nicht wirklich durchgeführt wurden), kannst du auch nachträglich SEPA-Zahlungen tracken, indem du die XML-Datei, die du zum Einzug der Lastschriften verwendet hast, über die Funktion "SEPA-Zahlungen erfassen" hochlädst.
Abrechnungsübersicht überprüfen:
Schau in der Abrechnungsübersicht des Angebots nach, wo noch Gelder fehlen oder wo du aufgrund von Rückerstattungen (Stornierungen) Beträge zurücküberweisen musst.Angebot als abgerechnet markieren:
Sobald keine Zahlungen oder Rückerstattungen mehr ausstehen, markiere das Angebot final als abgerechnet.
Überweisung/Barzahlung
Geld auf dem Bankkonto:
Der erste Schritt – Sobald Zahlungen auf dem Bankkonto eingehen, geht's los.Die passende Buchung finden:
In wenigen Klicks findest du die entsprechende Buchung entweder über unsere Suchfunktion oder direkt im jeweiligen Angebot.Betrag & Datum hinterlegen:
Erfasse die Höhe und das Datum des Zahlungseingangs – ganz unkompliziert.Teilnehmende informieren:
Wenn gewünscht, kannst du Teilnehmende direkt aus Yolawo über den Zahlungseingang informieren.Abrechnungsübersicht überprüfen:
Schau in der Abrechnungsübersicht des Angebots nach, wo noch Gelder fehlen oder wo du aufgrund von Rückerstattungen (Stornierungen) Beträge zurücküberweisen musst.Angebot als abgerechnet markieren:
Sobald keine Zahlungen oder Rückerstattungen mehr ausstehen, markiere das Angebot final als abgerechnet.
Wie richte ich Zahlungstracking und Abrechnung ein?
Aktiviere das Add-on "Zahlungstracking und Abrechnung" in deiner Lizenz.
Wenn du das Add-on nicht aktiviert hast, kannst du es jederzeit nachbuchen:
=> Wie kann ich ein Add-on oder Nutzerkontingent in meiner Lizenz nachbuchen?