Mit dem Rechnungs-CSV-Export kannst du alle Rechnungen eines Zeitraumes gesammelt exportieren und anschließend in Excel, Google Sheets oder Buchhaltungsprogrammen weiterverarbeiten.
Der Export eignet sich z. B. für:
die Vorbereitung deiner Buchhaltung
die Übergabe an deinen Steuerberater
den Import in Buchhaltungsprogramme
die Übersicht über Rechnungen und Stornos
Welche Vorteile bietet der Rechnungs-CSV-Export?
Vorteile für dich als Anbieter
Weniger manuelle Arbeit bei der Buchhaltung:
Du sparst dir das Verbuchen von einzelnen Belegen, da du Buchungssätze in DATEV direkt erstellen lassen kannstEinfachere Weiterverarbeitung in Buchhaltungsprogrammen
Einfachere Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater
Bessere Übersicht über Rechnungen, Korrekturen und Stornos
Wie funktioniert der CSV-Export?
1. Zeitraum auswählen
Öffne zunächst die Rechnungsübersicht und stelle den gewünschten Zeitraum ein.
Du kannst z. B. exportieren:
den aktuellen Monat
den letzten Monat
ein komplettes Jahr
einen individuellen Zeitraum
2. CSV exportieren
Klicke oben links auf CSV exportieren.
Beim Export kannst du optional folgende Informationen hinterlegen:
Debitorenkonto
Erlöskonto
Kostenstelle
Diese Werte werden anschließend automatisch in die exportierte Datei übernommen.
Hinweise:
Die Kontennummern findest du in deinem Buchhaltungsprogramm oder bekommst du von deinem Steuerberater
Alle Felder sind optional. Du kannst den Export auch ohne die Angabe von Buchhaltungskonten nutzen.
3. CSV-Datei weiterverarbeiten
Nach dem Export erhältst du eine CSV-Datei, die du z. B. in folgenden Programmen öffnen oder importieren kannst:
Excel
Google Sheets
Numbers
DATEV
Lexware
weitere Buchhaltungsprogramme
Die Datei kann außerdem direkt an deinen Steuerberater weitergegeben werden.
Wie werden Stornos dargestellt?
Stornierungen und Rechnungskorrekturen werden im Export als negativer Betrag dargestellt.
Beispiel:
Normale Rechnung → positiver Betrag
Storno/Korrektur → negativer Betrag
Dadurch können Buchhaltungsprogramme Rechnungen und Korrekturen korrekt miteinander verrechnen.
Was bedeuten Buchungsnummer und Rechnungsnummer?
Buchungsnummer
Die Buchungsnummer verbindet zusammengehörige Vorgänge miteinander.
Dazu gehören z. B.:
ursprüngliche Rechnung
Storno
Rechnungskorrektur
Die Buchungsnummer bleibt dabei gleich.
Rechnungsnummer
Zusätzlich enthält jede Zeile weiterhin die jeweilige Rechnungsnummer bzw. Korrekturrechnungsnummer.
Dadurch lassen sich die einzelnen Belege eindeutig nachvollziehen.
Was ist eine Kostenstelle?
Die Kostenstelle ist ein optionales Zusatzfeld für deine Buchhaltung.
Sie kann z. B. genutzt werden für:
Standorte
Abteilungen
Camps
Kursbereiche
Beispiele:
Standort Freiburg
Schwimmschule Nord
Feriencamps
Wenn du beim Export eine Kostenstelle angibst, wird dieser Wert automatisch in alle Zeilen des Exports übernommen.
Häufige Fragen
Kann ich den Export ohne die Angabe von Buchungskonten nutzen?
Ja.
Alle Kontofelder sind optional.
Ich möchte die Buchhaltungskonten vor dem Export angeben, aber wo finde ich diese in meinem Buchhaltungsprogramm?
Die Kontonummern findest du meist in deinem Buchhaltungsprogramm unter Begriffen wie „Kontenplan“, „Kontenrahmen“ oder „Sachkonten“.
Typische Beispiele:
Erlöskonto: z. B. 2200
Debitorenkonto: z. B. 12000
Muss ich nach Import in mein Buchhaltungsprogramm die Rechnungs-PDFs zusätzlich in mein Buchhaltungsprogramm hochladen?
Das hängt von deinem Buchhaltungsprozess ab.
Der CSV-Export enthält die wichtigsten Buchungsinformationen. Die Rechnungs-PDFs bleiben aber die eigentlichen Belege. Du solltest sie daher weiterhin aufbewahren oder deinem Steuerberater zur Verfügung stellen. Eine zusätzliches Hochladen in dein Buchhaltungsprogramm ist in der Regel nicht vorgesehen.
Kann ich die CSV-Datei in jedes Buchhaltungsprogramm importieren?
Nicht jedes Buchhaltungsprogramm unterstützt den Import von Buchungssätzen per CSV. Manche Programme arbeiten eher belegbasiert. Das bedeutet: Du lädst einzelne Rechnungen hoch und ordnest sie anschließend zu.
Prüfe deshalb am besten in deinem Buchhaltungsprogramm, ob es eine Funktion wie „CSV-Import“, „Buchungssätze importieren“, „ASCII-Import“ oder „Umsätze importieren“ gibt.
Was mache ich, wenn mein Buchhaltungsprogramm keinen CSV-Import für Rechnungen unterstützt?
Dann kannst du die Rechnungen weiterhin als PDF herunterladen und in deinem Buchhaltungsprogramm hochladen.
Viele Programme bieten außerdem eine E-Mail-Adresse für den Belegempfang an. In diesem Fall kannst du prüfen, ob du Rechnungen automatisch an diese Adresse weiterleiten oder dort hochladen kannst. In Yolawo kannst du unter Benachrichtigungen eine E-Mail anlegen, an die alle Buchungsbestätigungen, Stornierungen etc. weitergeleitet werden: https://app.yolawo.de/settings/account/notifications